أقيمت الندوة تحت رعاية الدكتور محمد حسين محمود رئيس الجامعة، والدكتور حاتم السيد أمين نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث، وبحضور والدكتور أحمد عبادة العربي عميد الكلية، والدكتورة هالة ندا وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب، والدكتورة غادة أحمد رشدي رئيس قسم الآثار، والدكتور حجاجي إبراهيم محمد الأستاذ بالقسم ومحاضر الندوة، والدكتور جمال خير الله استاذ بقسم الآثار مقرر الندوة، والدكتور محمد جمال قناوي أمين عام الكلية، وسط مشاركة واسعة من أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة وحشد من طلاب قسم الآثار.
و تحدث الدكتور أحمد العربي عميد الكلية، معرباً عن تقديره البالغ لقسم الآثار الذي يعد من الركائز الأساسية بالكلية لتخريجه قامات علمية مرموقة، كما خص بالشكر الدكتور حجاجي إبراهيم لتفانيه المخلص في العمل العلمي والأكاديمي.
ومن جانبها، وجهت الدكتورة غادة رشدي الشكر لإدارة الكلية لدعمها للأنشطة التي تنمي إدراك الطلاب بأهمية تراث مصر الحضاري، حافزةً إياهم على الاستفادة من الخبرات العميقة لمحاضر الندوة الذي يمثل قيمة علمية كبرى.
وفي لفتة تقديرية، قام عميد الكلية بتكريم الدكتور حجاجي إبراهيم وتقديمه درع الكلية له اعتزازاً بمسيرته وعطائه المستمر، لتبدأ عقب ذلك فعاليات المحاضرة التي شهدت تفاعلاً حماسياً لافتاً من الطلاب الذين طرحوا تساؤلات علمية أثرت النقاش.
وجاءت الندوة بتنظيم دقيق من إدارة العلاقات العامة بالكلية، وإدارة رعاية الطلاب، واتحاد الطلاب، وأسرة "من أجل مصر".